Ein formaler Entschuldigungsbrief erfordert bestimmte zusätzliche Elemente, um eine Zustimmung zu erhalten, die Botschaft zu stärken, dem Empfänger zu vermitteln, dass du die Situation ernst nimmst und dass es dir wirklich leid tut.

Der Inhalt oder die “Zutaten” für eine formelle Entschuldigung bleiben die gleichen.  Es ist das Format, die Sprache und die Präsentation des Briefes, wodurch Formalität erlangt wird.

Denke daran, dass eine formelle Entschuldigung meistens für Unternehmen, Gruppen oder und Einzelpersonen gedacht ist, denen wir ein gewisses Maß an Respekt entgegenbringen. Es ist jedoch nicht immer notwendig. Es hängt wirklich von der Situation und den Beteiligten ab.

Wenn ein formaler Ansatz gerechtfertigt ist, beachte die folgenden Richtlinien.

Ein formeller Brief sollte immer getippt und auf Qualitätspapier geschrieben werden. Es sollte kurz und bündig, ungefähr drei Absätze lang und frei von Tipp- oder Grammatikfehlern sein.

In Bezug auf das Layout sollte ein Standard Geschäftsformat verwendet werden, was bedeutet, dass alles linksbündig und einfachfachen Abstand hat, außer zwischen den Absätzen.

Für alle formellen Briefe sollte Times New Roman oder eine andere Standard-Schriftart verwendet werden.

Beispiel für einen formellen Entschuldigungsbrief

Der folgende Brief enthält eine Reihe von “Notizen” sowie einige Tipps, die dich durch den Prozess eines formelleren Briefes führen.

Anrede

Achte darauf die Person nach Titel Dr., Herr oder Frau anzusprechen

Sehr geehrte/r _______________,

Der erste Absatz sollte mit deiner Entschuldigung zusammen mit einer detaillierten Darstellung der Situation beginnen.

Gebe das Datum, die Uhrzeit (falls zutreffend) und den Ort an, an dem der Verstoß stattgefunden hat.

Bitte akzeptieren Sie meine aufrichtige Entschuldigung für ___________________ am / um ________.

Es war falsch von mir  _________________ und es tut mir sehr leid.

Vermeide Abkürzungen (etc. Bsp., usw.). Vermeide Umgangssprache oder vage Begriffen für den gesamten Text des Briefes.

Erkenne im zweiten Absatz die Enttäuschung und den erlittenen Schaden an. Übernimm die volle Verantwortung ohne Ausreden zu nutzen.

Ich kann nachvollziehen, wie  [verletzt / wütend] und [frustriert / enttäuscht] Sie sind, da Sie die Konsequenzen, die ich verursacht habe, tragen.

(Gib hier mehr Details, wenn die Konsequenzen groß waren.)

Ich übernehme die volle Verantwortung. Es war falsch von mir so zu handeln. Es gibt keine Entschuldigung für diese Art von Verhalten.

Im dritten Absatz versprichst du, dass es nicht noch einmal passieren wird. Hier sollte eine Erklärung des Bedauerns klar und einen Weg angeboten werden den Schmerz zu lindern oder eine Form der Rückerstattung zu schaffen, wenn es angemessen ist.

Bitte seien Sie versichert, dass ich alle notwendigen Maßnahmen ergriffen habe damit diese Art von Fehlern nie wieder passiert.

(Wenn du konkrete Schritte gemacht hast, dann nenne sie hier.)

Ich bedauere es zutiefst, dass es überhaupt passiert ist und ich bin bereit, alles zu tun, um die Situation zu korrigieren.

(Wenn die Situation es rechtfertigt oder du eine Idee hast wie du es wieder gut machen kannst, dann gehe hier näher drauf ein)

Beende deinen Brief, indem du dich erneut entschuldigst und um Vergebung bittest.

Noch einmal, es tut mir aufrichtig leid und bitte um Entschuldigung.

Mit freundlichen Grüßen

Dieser formelle Entschuldigungsbrief kann leicht modifiziert und auf deine Situation zugeschnitten werden. Betrachte ihn als Rahmen.

Verwende die Notizen als Leitfaden, fülle die Lücken aus und füge deine eigenen Details hinzu. Denke daran professionell zu sein, halte die Dinge klar und präzise und vermeide jede subjektive Sprache (Wörter wie fürchterlich oder schrecklich etc.).

Ist dein Manager oder Vorgesetzter der Empfänger deiner formellen Entschuldigung? Dann schau dir unser Beispiel eines Entschuldigungsschreibens für einen Chef an.