Ein Beispiel eines Entschuldigungsbriefes für Unternehmen

Dieses Beispiel für einen Entschuldigungsbrief für fehlerhafte Waren und Produkte enthält alle Dos und Don’ts eines effektiven Entschuldigungsbriefes.

Der Brief ist klar, spezifisch, punktgenau und so geschrieben, dass er ein klares Verständnis für die Sichtweise des Kunden vermittelt.

Besonders wichtig in diesem Musterbrief ist, dass alle geschäftlichen Auswirkungen und Unannehmlichkeiten, die dem Kunden entstehen, klar identifiziert und anerkannt werden.

Sehr geehrte Firma A,

es tut uns sehr leid, dass der Versand der Ware (Bestellnummer), die Sie am (genaues Datum) erhalten haben, fehlerhaft war. Wir verstehen Ihre Enttäuschung und wissen um die Unannehmlichkeiten, die dies für Ihr Unternehmen und die daraus resultierenden Logistikprobleme mit sich gebracht haben muss.

Es steht außer Frage, dass das von uns gelieferte Produkt nicht den sehr hohen Standards entsprach, die unsere Kunden erwartet haben und weiterhin erwarten sollten.

In unserem Bestreben, die Gesamtqualität unserer Produkte zu verbessern, haben wir bei Ihrer Bestellung ein neues Verbundmaterial verwendet.Wir sind inzwischen wieder bei der ursprünglichen Qualität angelangt und können Ihnen versichern, dass wir dabei sind, gründlichere Tests und Entwicklungen durchzuführen.

Ich kann Ihnen versprechen, dass in Zukunft die höchsten Qualitätsstandards eingehalten werden, denn der Schutz unseres Rufs, das beste Produkt auf dem Markt zu liefern, hat für uns höchste Priorität. Nochmals entschuldige ich mich für unseren Fehler und bedauere die dadurch verursachten Unannehmlichkeiten.

Wir haben bereits zusätzliches Personal eingestellt, um die Produktion eines Ersatzauftrags zu beschleunigen und dessen Lieferung bis Ende dieser Woche zu garantieren. Wir haben unsere Spediteure auch gebeten, das defekte Produkt vor der Lieferung der neuen Sendung abzuholen, um Platz für Ihr Lager zu schaffen.

Wir freuen uns darauf, die für beide Seiten vorteilhafte Beziehung fortzusetzen, die uns in den letzten zwei Jahren zusammengeschweißt hat.

Wenn wir noch etwas tun können, um Ihre Unannehmlichkeiten in dieser Angelegenheit zu minimieren, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.


Mit freundlichen Grüßen,

Lieferant B’.

Wir haben uns für diesen speziellen Entschuldigungsschreiben entschieden, weil er die Bedeutung der Anerkennung des Fehlers UND die Unannehmlichkeiten, die durch den Fehler verursacht wurden, veranschaulicht.

Schlüsselfaktoren für einen guten Entschuldigungsbrief für Unternehmen

Die Elemente einer perfekten Geschäftsentschuldigung sollten:

  1. Die Situation mit spezifischen Details beschreiben
  2. Die Unannehmlichkeiten, die verursacht wurden, anerkennen
  3. Verantwortung übernehmen, ohne Ausreden zu nutzen
  4. Den Empfänger vergewissern, dass es nicht wieder vorkommt
  5. Gegebenenfalls eine kleine Form der Rückerstattung anbieten

Der Verkäufer, in unserem Beispiel oben, versteht deutlich, wofür er sich entschuldigt und wie man diese Entschuldigung am besten ausdrücken kann.

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